Muitos usuários nos perguntam se já lemos todos os livros da biblioteca. Entre os bibliotecários, especialmente os que atuam no Serviço de Referência, isso é contado como uma piada, mas garanto que ocorre e em maior frequência do que é esperado.

Apesar do tom de brincadeira e do sorriso que nos vem ao rosto quando ouvimos essa pergunta de um usuário, ou, na maioria das vezes, de nossos colegas, precisamos pensar no motivo que leva a existência dessa piada e o que leva um usuário a fazer essa pergunta.

O fazer do bibliotecário pressupõe um certo conhecimento do acervo, quer físico, quer virtual, do local onde ele trabalha. Há bibliotecas que atuam com um acervo mais restrito, mais concentrado, em termos de assuntos. Outras, no entanto, lidam com vários assuntos. No primeiro caso temos as bibliotecas especializadas e algumas bibliotecas de faculdades. No segundo caso, os exemplos são as bibliotecas universitárias e as públicas. As bibliotecas escolares, boa parte das vezes, também podem ser enquadradas neste segundo grupo.

As bibliotecas com acervos cujos assuntos são mais restritos, aparentemente ornam mais fácil o trabalho do bibliotecário, pois ele terá que buscar conhecer melhor um único assunto ou alguns poucos assuntos. Isso não é verdade no caso das bibliotecas públicas, pois estas atuam com todos os segmentos do conhecimento humano. O mesmo ocorre com bibliotecas centrais de universidades.

Nenhum bibliotecário, claro, pode conhecer todo o acervo, muito menos ler cada um dos itens que o compõem. Estou falando de leitura no sentido lato, ou seja, não apenas de materiais de texto escrito, pois o acervo não é composto apenas desse tipo de material.

A leitura de todo o acervo é uma ação impossível, mesmo que o acervo seja pequeno. Olhando para a quantidade imensa de livros e de materiais, esperamos que nossos usuários entendam essa impossibilidade e nos espantamos quando isso não ocorre.

Mas, precisamos conhecer nosso acervo. Conhecer o acervo não significa “ler” todo ele, mas nos valermos de técnicas que nos aproximem da ideia de saber um mínimo sobre ele para atendermos as questões de referência apresentadas pelos nossos usuários.

Disciplinas nos cursos de graduação de Biblioteconomia nos ajudam a buscar soluções para a problemática que o bibliotecário enfrenta. Conhecer a tipologia das obras de referência é um importante instrumento para nos vincularmos ao conteúdo do acervo da biblioteca. Mais: toda a estratégia de busca para atender a uma questão proposta pelo usuário se vale de uma ação intelectual que tem base no conhecimento dessa tipologia por parte do profissional. Sabendo os vários tipos de obras de referência, podemos alimentar adequadamente, nossa estratégia de busca.

Quando ministrei a disciplina Serviço de Referência para alunos da graduação em Biblioteconomia, lembro de ter montado uma quantidade aproximada de 200 perguntas e as apresentava aos alunos solicitando que eles não respondessem a elas, mas que indicassem qual ou quais obras de referência que nos permitiam respondê-las. Esse é um bom exercício para treinarmos nossa habilidade em planejarmos uma estratégia de busca.

O conhecimento pessoal que cada bibliotecário possui, também é um recurso de que ele se vale para ter uma ideia mínima do conteúdo do acervo. No entanto, esse conhecimento pode nos levar a dois problemas: 1 – dirigir, mesmo que inconscientemente, as buscas para atender a perguntas para as áreas sobre as quais mais sabemos e 2 – utilizar os mesmos materiais de referência pois são os que, de fato, conhecemos.

Uma proposta que implantei em uma biblioteca universitária me pareceu muito boa na época, e ainda continuo achando, para amenizar essa necessidade em conhecer o acervo. Todo material novo era inserido no acervo pelos funcionários que atuavam no Serviço de Referência. Antes, porém, além dos responsáveis por essa inserção, todos os que tinham como função responder pelo Serviço de Referência propriamente dito, ou seja, os bibliotecários e estagiários, precisavam olhar e analisar – de maneira rápida, considerando o tempo específico para isso – cada um desses materiais. Naquele período, a biblioteca possuía uma verba muito boa para aquisição de materiais, em sua maioria, livros. O acervo recebia uma quantidade considerável de livros, atendendo a demanda de professores, pesquisadores, alunos e da atualização realizada pelos bibliotecários da Serviço de Aquisição, com o apoio dos profissionais dos outros Serviços.

Como funcionava o trabalho:

- O Serviço de Referência recebia do Serviço de Processamento Técnico, os novos materiais já preparados para serem inseridos no acervo.

- Antes de fazer parte do acervo, os materiais ficavam em um espaço junto ao atendimento de usuários, em carrinhos próprios, e eram vistos por todos os funcionários do Serviço de Referência.

- Os funcionários analisavam os materiais e aqueles que atendiam os usuários anotavam a referência dos que achavam interessantes e que poderiam atender a questões solicitadas com mais frequência. O Serviço de Referência possuía fichas com tais questões que eram atualizadas a cada nova solicitação. Assim, quando a mesma questão era formulada, a biblioteca já tinha uma pesquisa sobre o tema, bastando apenas atualizá-la (em outro momento explicarei melhor esse trabalho).

- Após a análise dos materiais eram seguem para o acervo.

Os materiais não passavam separados por mais do que 3 dias e esse tempo era necessário por conta dos vários outros trabalhos que os funcionários exerciam.

Apesar dos materiais ficarem separados, os usuários tinham acesso a eles e muitos criaram o hábito de acompanhar as obras recém adquiridas e comentavam sobre elas com os funcionários do Serviço de Referência, ampliando o conhecimento deles sobre tais materiais.

A experiência foi realizada em uma biblioteca universitária, mas pode ser implantada em qualquer tipo de biblioteca, com exceção, claro, daquelas que possuem um único bibliotecário para o Processamento Técnico e para a Referência.