Já dizia o ditado popular: O seguro morreu de velho e o

desconfiado ainda está vivo!

No retorno de minhas últimas férias tive alguns pertences furtados. Entre eles, documentos e o aparelho celular. Felizmente o telefone celular era de chip, meus contatos não foram perdidos. Bastou adquirir outro aparelho, liga-lo e, automaticamente, os números de contatos que já estavam armazenados no servidor da operadora foram incorporados ao novo telefone. Salve o celular de chip e a tecnologia GSM!

Alguém já imaginou a sensação ou teve o transtorno de perder a lista de contatos do celular? Eu sim, e confesso não ter sido nada bom.

Já com os documentos pessoais, toda aquela burocracia esgotante, mas necessária.

Maior alívio pude sentir somente quando avistei em segurança meus dois pen drives. Estavam lá: intactos! Na enorme bolsa que costumo apelidar de “buraco negro”! Do tipo coração de mãe, cabe de tudo; mas quando é pra localizar algo rapidamente, esqueça! Definitivamente é uma bolsa antibibliotecárias!

Voltando aos pen drives: cerca de oito Gigabytes de muitos dados pessoais e profissionais. Desde fotos de viagens, vídeos, artigos importantes, declarações de IR, apresentações, textos pessoais esboçados e já finalizados, até as versões finais dos programas de disciplinas que começaria a ministrar este semestre. Alguns arquivos armazenados eram cópias de segurança de arquivos que já estavam em outras máquinas, outros arquivos eram “filhos únicos”; se tivessem ido com o furto (...) [pausa para bater na madeira].

Foi necessário um grande susto para que eu vencesse as atribulações do dia-a-dia, e repensasse de forma prática algo que, infelizmente enfatizo tanto ao lidar com conteúdos de preservação digital, mas que muitas vezes no plano pessoal muitos de nós deixamos a desejar: a tal política de backup e de controle de versões de arquivos.

Afinal, como diz uma amiga minha, colocamos o pen drive em tudo “quanto é buraco”. Fazemos um ajuste aqui, outro acolá, no arquivo originado em outra máquina. Nesses casos, quase sempre o “salvar como” segue direto por USB e somente para o diretório da memória flash externa, e aí, aquela versão final está exclusivamente no pen drive. Assim, o arquivo do computador “progenitor” já está desatualizado. Se o tal pen drive for roubado ou perdido, vão-se os anéis e... os dedos! Horas de inspiração e transpiração dedicados à produção textual, aquele parágrafo de árduo fechamento após inúmeras idas e vindas até atingir fatídico o ponto final, estava lá! Exatamente naquela versão.

Os dispositivos externos de armazenamento, a exemplo dos pen drives, cartões de memória e HDs externos, garantem a portabilidade dos arquivos. O sumiço desses dispositivos, seja por descuido, ou por motivos alheios a nossa ação, pode gerar muitos transtornos. Mas os principais transtornos com relação à localização de um arquivo, geralmente são frutos da ingerência humana. Com maior frequência do que possíveis catástrofes (1) (roubo, perda, documentos supostamente apagados e falhas no HD) que nos assombram diariamente, são as dores de cabeça com relação aos arquivos eletrônicos resultantes de backups não eficientes.

Um aspecto que nos toma tempo e paciência é a localização do último arquivo editado, quando utilizamos no dia-a-dia mais de um computador e mídia de armazenamento. É possível perdermos horas à procura do arquivo correto.

Dado ao baixo custo e consequente facilidade de aquisição das mídias de armazenamento, bem como ao crescente desempenho em termos de capacidade, talvez uma nova doença esteja emergindo: a síndrome do backup.

Não que a evolução e a numerosa variedade de mídias de armazenamento, do ponto de vista do backup, sejam nocivas, pelo contrário, a versatilidade só nos beneficia, mas a tal política de atualizações de versões, necessariamente, tem que acompanhar esse processo.

Carrego sempre dois chips de memória, e três dispositivos para acesso via USB (dois pen drives e um mp4). Isso sem contar a memória do celular, os arquivos com cópias em e-mail, os Cds e DVDs, o notebook, os computadores de trabalho, o computador de casa e as velhas e boas impressões dos arquivos mais preciosos. Com vocês, penso que não deve ser muito diferente.

Pergunte a si mesmo: em média quantas versões diferentes do mesmo arquivo tenho armazenadas nas diversas mídias, em e-mail e nos diferentes computadores que utilizo?

Se a resposta for: algumas ou várias, mas não tenho idéia da quantidade! Considere-se um mais novo portador da síndrome do backup, ou se preferir: uma pessoa excessivamente cautelosa.

Confesso que depois do susto com o furto, procurei me cercar de mais uma alternativa de backup, mas dessa vez, com função para controle de versões embutida. Pensar: pra que economizar? Tenho espaço à vontade! Não é um pensamento muito adequado para um profissional da informação. Mesmo que tenhamos gigabytes excedentes, a otimização do uso e a rapidez na recuperação devem ser sempre visadas.

Achar que o envio dos arquivos por e-mail irá resolver, nem sempre é a alternativa mais sensata. Dependendo do serviço de e-mail utilizado, é necessária uma paciência de Jó para localizá-los em tempo hábil. A não ser que se tenha a chamada memória de elefante, ou que a dedicação em nomear e descrever cada arquivo seja tão grande quanto a capacidade dos recursos de busca e filtro disponíveis no serviço de e-mail. Isso tudo sem contar que a questão das versões ainda fica descoberta.

O serviço Google Docs (docs.google.com), de certa forma surgiu na tentativa de minimizar esse problema, pois, integrado ao serviço de e-mail da Google (Gmail), permite a criação, a edição, o compartilhamento e o armazenamento online de documentos. Não é necessário instalar nenhum software para a criação de planilhas eletrônicas, documentos de texto ou apresentações em slides; e os arquivos estão disponíveis para acesso por qualquer computador ou dispositivos com acesso web (como a exemplo dos celulares). Mas o uso desse recurso requer uma conta Google e conexão à Internet.

Para os que não sentem a devida segurança em deixar seus arquivos “nas nuvens”(2) ou ainda preferem trabalhar off-line, existem soluções interessantes para o backup mais inteligente.

Dos programas que resolvi conferir, segui mais adiante com o Second Backup, que pode ser carregado e utilizado por um período de experimentação (versão shareware), muito embora a página para download (3) classifique o programa como gratuito (free) (4).

A interface é em inglês, o que pode ser um empecilho para alguns, mas o sistema oferece funcionalidades de backup à sincronização das versões com desempenho satisfatório.

Há como realizar o backup manualmente ou automaticamente, visto que é possível programar os processos de backup a partir da definição de cronogramas, realizar cópias de segurança de e-mails no Outlook e receber a notificação do backup por e-mail, quando o processo for finalizado. O programa permite ainda comparar, por exemplo, as pastas de arquivos em diferentes diretórios do HD ou mesmo entre mídias externas de armazenamento e verificar quantos arquivos são compatíveis, sincronizando, bidirecionalmente, as versões. Todos os processos permitem filtrar as ações de backup por tipo de extensão, data aproximada de alteração, entre outros recursos.

Com a sincronização das versões, a “faxina” segura de arquivos obsoletos, de versões antigas que apenas ocupam espaço é bem mais satisfatória, e o backup cumpre com sua função.

Aliás, agora que finalizei vou aproveitar e fazer o backup desse arquivo. Certamente após sincronizar pastas e drives, vou eliminar ao menos umas 3 versões antigas que devo ter. O excesso de cautela, agora melhor gerenciado!

Notas:

1 - Para “ressuscitar” arquivos supostamente deletados ou corrompidos, recursos é que não faltam, entre eles estão: VirtualLAb Data Recovery, o Discovery Recovery, o File Recover, o File Scanveger ou o Recover My files, para apenas citar alguns dos vários disponíveis no mercado. Para os casos mais graves, de problemas físicos no HD, há empresas que oferecem serviços especializados de recuperação de dados. Os preços são salgados, mas a garantia de recuperação é alta, na maioria dos casos.

2 - A expressão “computação nas nuvens” (computing in clouds) é utilizada pela empresa Google para designar serviços de computação por meio da Internet utilizando-se centros de processamento de dados afastados. A proposta da computação nas nuvens é a de proporcionar o processamento, o armazenamento e o acesso aos documentos de qualquer lugar no mundo. A desvantagem desse sistema reside na dependência direta do acesso à Internet. Para maiores informações acesse o artigo Cloud Computing por Bryan Hayes: http://portal.acm.org/citation.cfm?id=1364786

3 - http://www.download.com/Second-Backup-Free-Edition/3000-2242_4-10405044.html?tag=mncol

4 - Para conferir a limitação de uso do Second Backup, consulte na aba “Help” a opção “Register and get the full-version software”.