La operación de describir no es un hecho reciente en el quehacer de los archivos, ni surge como consecuencia de las tecnologías, ni del desarrollo de normas descriptivas. La descripción se realiza en los archivos desde la Edad Antigua y a lo largo de la historia ha pasado por varias etapas y ha tenido funciones diferentes.

Esta fase del tratamiento documental ha respondido, siempre, a los intereses de la sociedad en general. En el período pre-archivístico el objeto de la descripción estuvo encaminado a servir como evidencia de la existencia de archivos y respondían a los intereses de las administraciones públicas. Posteriormente cuándo la archivística se convierte en una ciencia, la descripción comienza a facilitar el control de los documentos y el acceso a los investigadores en los archivos históricos.

Pero, en la actualidad, cómo podemos entender la descripción archivística? Cuál es su objeto social? Qué aspectos han influido en los cambios ocurridos en este proceso? Ha variado la forma de realizar esta operación? Estas y otras cuestiones serán abordadas en esta pequeña pero interesante reflexión.

La nueva visión del archivo como espacio de gestión administrativa o espacio de gestión científico-cultural ha modificado la forma de entender la descripción. Este proceso archivístico tiene que facilitar el uso de los documentos pero, a su vez, debe constituir un reflejo auténtico y veraz de los documentos descritos pues ellos constituyen evidencia de las acciones, especialmente en los entornos organizativos.

La tendencia de la descripción, hoy, va más allá de la creación de un índice, un catálogo, una guía o un inventario que sirvan para controlar y acceder a los documentos. La descripción debe poner más énfasis en la actividad (la representación de los fondos) que en el resultado final (los instrumentos de descripción, búsqueda, consulta, investigación).

Varios fueron las causas que hicieron posible una renovación en las concepciones de esta actividad. La expansión de las tecnologías de la información y las comunicaciones, el fenómeno de la globalización de la información, la existencia de nuevos soportes y formatos de información y la diversificación de los perfiles de los usuarios fueron, sin lugar a dudas, aspectos determinantes en las transformaciones de la descripción.

La tecnología ha influido en todos los campos del conocimiento, incluyendo la archivística y sus procesos. Los usuarios de la sociedad del conocimiento han variado las formas de consulta y acceso a los documentos. El usuario virtual no tiene interés en visitar edificios históricos y acariciar documentos en papel; ahora tiene expectativas nuevas, quiere desde su casa conectarse al computador y acceder a sistemas de búsquedas que le faciliten la recuperación y el uso de cualquier tipo de información.

Ahora bien ¿Cómo los archiveros podían responder a estos nuevos retos de la sociedad? Los profesionales necesitaban repensar los principios teóricos de la descripción y contar, además, con reglas internacionalmente aceptadas que indicaran cómo representar de forma uniforme las entidades archivísticas (documentos, productores, funciones e instituciones) en todos los países.

Es en este contexto cuando que se inician las reflexiones sobre la representación de la información en los archivos. Había llegado la hora de disociar el concepto de descripción del concepto de instrumento de búsqueda. La descripción tenía que estar orientada a representar la información de forma coherente para establecer un sistema general de información archivística que permitiera representar la información en varios formatos e integrar datos de varios archivos para facilitar su intercambio.

Los conceptos de documento electrónico, metadatos y evidencia documental, también, incrementaron las discusiones en torno a la descripción. Los archiveros necesitaban un acuerdo entre descripción, asignación de metadatos y mantenimiento de la evidencia en los entornos electrónicos.

Después de numerosas discusiones, varios archiveros comenzaron a defender una descripción enfocada a la asignación de metadatos desde las primeras edades de vida de los documentos. Describir el documento cuando aún mantiene su valor administrativo garantiza que la información recogida sobre su contexto sea más exacta y veraz. La descripción ya no está sujeta, como se consideró durante mucho tiempo, a la representación de los documentos de valor permanente conservados en archivos históricos.

Es decir, la tendencia actual debe estar orientada a describir los documentos desde su propia formación en los archivos de gestión. La asignación de metadatos es un proceso continuo que comienza en la gestión y puede llegar a su fin en los archivos permanentes.

La descripción archivística contemporánea tiene como finalidad mantener la autenticidad, veracidad e integridad de los documentos. Por ello se recomienda realizar la descripción desde el mismo momento en que se crean los documentos sólo así podrá constituir evidencia de los actos y las transacciones que se ejecutan.

Una vez repensados los principios de la descripción había que plantearse un cambio en las formas prácticas de realizar este proceso. Era el momento de poner fin a viejas discusiones relacionadas con la normalización de los procesos archivísticos. La regulación de la descripción constituía el camino más eficaz para obtener mejores resultados en la representación de las entidades archivísticas y su intercambio en los ambientes digitales.

Los últimos años del siglo XX y los primeros del siglo XXI se convirtieron  en un período fructífero para la normalización de la descripción. El Consejo Internacional de Archivos elabora cuatro normas que, juntas, ayudan a describir los documentos, los productores, las funciones y las instituciones que custodian documentos de archivo. Posteriormente y tomando como referencia las normas internacionales, Gran Bretaña, España, Portugal, Canadá, EE.UU y Brasil desarrollan normas nacionales de descripción archivística.

En pocos años, se pasó de la inactividad en la regulación del proceso de descripción a la acción normativa. Como resultado, actualmente, nos encontramos con un mar de siglas que nombran los estándares utilizados por los archiveros para regular la descripción.  En próximos espacios de este sitio web se abordaran cuestiones relacionadas con estos estándares.

Todos estos aspectos abordados trajeron consigo un cambio en los paradigmas de la descripción archivística. La actividad de describir fue modificada como consecuencia de la consolidación del cuerpo teórico, del desarrollo tecnológico, de la diversificación de los perfiles de usuarios y de las normas internacionales, nacionales y regionales de descripción.

Las instituciones archivísticas tienen que estar preparados para crear sistemas de descripción que incluyan representaciones de las entidades archivísticas y sus relaciones. Estos sistemas de información deben diseñarse respetando las normas de estructuras, contenidos, presentación y codificación que rigen la descripción archivística. Además, tienen que facilitar la recuperación y el intercambio de información contenida en las entidades archivísticas e integrar las descripciones procedentes de sistemas de archivos y países diferentes.

Es cierto que la descripción es un proceso tan antiguo como los archivos y que se ha realizado en todas las épocas de la historia, aún cuando no estaban concebidos sus principios teóricos; pero la realidad actual demuestra que la descripción está bajo el efecto de nuevos paradigmas. Los documentos, los productores y las funciones pueden ser semejantes a los de la Edad Media pero se modificaron las formas de realizar el proceso. Ahora, a través de una base de datos descriptiva y con un solo clic se accede de forma simultánea y desde múltiples perspectivas (tiempo, espacio, materia y procedencia) a cualquier tipo de información conservada en el mundo.

Por tanto, la descripción sigue siendo igual que los licores de siempre sin embargo los toneles para conservarla son diferentes: de catálogos impresos no estructurados a bases de datos descriptivas homogéneas, de ausencia de principios teóricos a modelos conceptuales consolidados.