Natália Marinho do Nascimento (1)

As organizações contemporâneas desenvolvem-se impulsionadas por uma nova ordem mundial, cuja dinâmica está relacionada à competitividade dos mercados, produtos e serviços. Esse contexto influi os gestores no que tange a geração de idéias inovadoras. Além disso, não se pode deixar de mencionar que as tecnologias de informação e comunicação auxiliam os processos organizacionais, consequentemente os dinamiza possibilitando obter vantagem competitiva. As organizações devem ser vistas como centros da sociedade, uma vez que são elas que movimentam a economia e a vida das pessoas, tendo influência significativa sobre a humanidade (VALENTIM, 2007).

Nesse contexto, surge a necessidade de estudar o processo decisório organizacional, pois é por meio dele que surgem oportunidades para o negócio organizacional. O processo decisório se constitui de decisões, que por sua vez são tomadas por qualquer pessoa de qualquer nível organizacional. O ambiente organizacional exige que elas se apresentem de forma assertiva, visto que no processo decisório uma decisão tomada de maneira equivocada pode trazer consequências irreversíveis e, até mesmo, levar uma organização a uma situação crítica.

Hebert Simon (1947) introduz os fundamentos vinculados aos fenômenos relacionados a decisão, através da Teoria da Decisão. Chiavenato (2000, p.415) explica que as organizações se constituem em sistemas de decisão. Assim, para que as decisões possam trazer vantagem competitiva, e fazer com que a organização se consolide no mercado em que atuam, elas devem como mencionado anteriormente ser baseadas em informações.

Ressalta-se que as decisões geralmente são tomadas a partir da análise de informações existentes no ambiente organizacional, e a partir da relevância e pertinência para um determinado contexto, conforme explicam Lousada e Valentim (2008, p.252):

A informação é sem dúvida alguma o elemento-chave de qualquer organização. Dispor de informações fidedignas, com qualidade, consistentes, no formato adequado e no momento certo, auxiliará a organização a obter vantagem competitiva frente aos concorrentes. Quanto mais a organização se conscientizar da importância da informação para seu bom desempenho, e quanto mais rápido for o acesso a ela, mais fácil será atingir os objetivos e metas definidas.

As informações produzidas no âmbito de uma organização se constituem nas informações orgânicas, que para Carvalho e Longo são:

 [...] um conjunto de informações sobre um determinado assunto, materializado em documentos arquivísticos que, por sua vez, mantêm relações orgânicas entre si e foram produzidas no cumprimento das atividades e funções da organização. As informações orgânicas, quando organizadas e ordenadas, formam os arquivos da instituição (CARVALHO; LONGO, 2002, p.115).

A informação orgânica está distribuída nos diversos setores da organização e perpassam todo o ciclo documental, isto é, desde a sua produção até a sua eliminação ou guarda, que neste caso constituirá a memória organizacional. O processo decisório requer o uso de informação orgânica, porque ela é fruto das atividades e tarefas desenvolvidas em seu âmbito, portanto, relacionadas aos distintos fazeres organizacionais.

Para tanto, é necessário que haja uma gestão documental voltada à informação orgânica, ou seja, há a necessidade de identificá-la, organizá-la, tratá-la e armazená-la de forma que possa ser recuperada posteriormente. Nesse sentido, primeiramente é necessário reconhecer as tipologias documentais existentes em uma organização, pois é por meio das tipologias documentais identificadas que será possível elaborar um plano de classificação e uma tabela de temporalidade, cujo resultado é o acesso e a recuperação de forma rápida e eficaz para a tomada de decisão. Bellotto (1989, p.20) explica que:

[...] o objeto da Diplomática é a configuração interna do documento, o estudo jurídico de suas partes e dos seus caracteres para atingir sua autenticidade, enquanto o objeto da Tipologia, além disso, é estudá-lo enquanto componente de conjuntos orgânicos, isto é, como integrante da mesma série documental, advinda da junção de documentos correspondentes à mesma atividade. Nesse sentido, o conjunto homogêneo de atos está expresso em um conjunto homogêneo de documentos, com uniformidade de vigência (BELLOTTO, 1989, p.20).

Observa-se a complexidade inerente à informação orgânica, assim compreende-se que o processo decisório dependente de informações dessa natureza, necessita de uma intervenção organizacional de gestão, posto que é insumo essencial para o decisor.

REFERÊNCIAS

BELLOTTO, H. L. Arquivos permanentes: tratamento documental. 2.ed. Rio de Janeiro:FGV, 2004.

BELLOTTO, H. L.; CAMARGO, A. M. de A. (Coord.). Dicionário de terminologia arquivística. São Paulo: AAB-SP/Secretaria de Estado de Cultura, 1996.

BELLOTO, H. L. Como fazer análise diplomática e análise tipológica de documento de arquivo. São Paulo, 2002.

CARVALHO, E. L. de; LONGO, R. M. J. Informação orgânica: recurso estratégico para tomada de decisão pelos membros do Conselho de Administração da UEL. Informação & Informação. Londrina, v. 7, n. 2, p. 113-33, jul./dez. 2002. Disponível em: <http://www.uel.br/revistas/uel/index.php/informacao/article/view/1703/1454>. Acesso em: 2 abr. 2007.

CHIAVENATO, I. Introdução à teoria geral da administração. 6.ed. Rio de Janeiro:Campus, 2000.

LOUSADA, M.; VALENTIM, M. L. P. Informação orgânica como insumo do processo decisório empresarial. In: VALENTIM, M. L. P. (Org.). Gestão da informação e do conhecimento no âmbito da Ciência da Informação. São Paulo: Polis: Cultura Acadêmica, 2008. p.243-261; 268p.

VALENTIM, M. L. P. Inteligência Competitiva em Organizações: dado, informação e conhecimento. DataGramaZero, Rio de Janeiro, v.3, n.4, p.1-13, ago. 2002. Disponível em: <http://www.dgz.org.br/ago02/Art_02.htm>. Acesso em: 10 jan. 2009.

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1 - Orientanda de iniciação científica da Profa. Dra. Marta Valentim. Bolsista CNPq. Aluna do Curso de Graduação em Arquivologia, UNESP, campus de Marília.