ORGANIZAÇÕES DO CONHECIMENTO


MÉTODOS E TÉCNICAS DE PROSPECÇÃO E MONITORAMENTO INFORMACIONAL (1)

Resgatando os conceitos anteriormente mencionados, entende-se por prospecção informacional o método ou técnica que visa a identificação de dados, informação e conhecimento relevantes para a organização. Monitoramento informacional, é o método ou técnica de observação e acompanhamento constante de dados, informação e conhecimento relevantes ao negócio da organização.

Para realizar a prospecção e o monitoramento informacional, alguns métodos auxiliam enormemente essa atividade. Primeiramente é necessário que a equipe responsável em realizar a inteligência competitiva (I. C.), conheça profundamente a organização e as pessoas que dela fazem parte. Para isso, a equipe precisa conhecer pessoalmente cada setor da organização, bem como suas lideranças. Nesse sentido, é preciso mencionar que as lideranças não são necessariamente aquelas que possuem cargos de chefia ou gerência, mas sim aquelas que possuem liderança natural para aglutinar pessoas em torno de idéias e projetos.

Nessa etapa a equipe de I. C. deve estabelecer um cronograma de contatos, visando conhecer cada setor e suas especificidades, as lideranças anteriormente mencionadas e suas necessidades informacionais. Através desse contato é possível elaborar um diagnóstico de cada setor, bem como um perfil das lideranças, objetivando mapear os fluxos de informação da organização. Feito isso, a equipe de I. C. poderá estabelecer os parâmetros essenciais para a realização da prospecção e do monitoramento informacional.

As organizações produzem e utilizam dados, informações e conhecimento de diferentes naturezas e utilizam também, dados, informações e conhecimento produzidos externamente à organização, por isso a prospecção e o monitoramento informacional deverão ser realizados nos dois ambientes: interno e externo.

Além disso, é importante lembrar que as tipologias informacionais devem abranger todo e qualquer tipo, como exemplo pode-se citar: estratégicas; de mercado; financeiras; comerciais; conjunturais; legais; de gestão; de meio ambiente; tecnológicas; políticas; econômicas; gerais; atualidades; cinzentas, entre as quais: colégio invisível, memória de pessoas, boatos, informações confidenciais de difícil acesso, corredores informais eletrônicos etc.

Para a realização da prospecção inicial é necessário que a equipe de I. C. tenha uma visão holística da organização e saiba, realmente, identificar os dados, informação e conhecimento relevantes para as pessoas e para a organização. A equipe precisa ter segurança quanto a identificação dos "nichos" de inteligência internos e externos à organização voltados ao negócio. Além disso, contar com uma infra-estrutura de tecnologias de informação que possibilite a varredura dos ambientes eletrônicos existentes, bem como permita a inserção desses dados, informação e conhecimento prospectados nos sistemas existentes da organização. O monitoramento somente deve ser mantido, na medida em que a massa informacional selecionada e filtrada, de fato, atenda esse aspecto, qual seja, ser relevante para o negócio.

Desse modo, pode-se afirmar que existem 7 etapas básicas para a realização da prospecção e monitoramento informacional:

a) Diagnóstico organizacional - mapeamento dos fluxos informacionais, estabelecimento de contato com as lideranças e levantamento das necessidades informacionais;

b) Construção das redes informacionais - arquitetura de dados, informação e conhecimento quanto a geração e uso dessa massa informacional, visando a elaboração de futuros produtos e serviços especializados;

c) Identificação de fontes informacionais - mapeamento de fontes informacionais, formais e informais, no ambiente interno e externo à organização;

d) Coleta de dados - varredura das fontes informacionais identificadas, bem como sua seleção e filtragem, visando estabelecer a prioridade na entrada desses dados, informação e conhecimento nos sistemas de informação existentes da organização;

e) Tratamento da informação - análise e agregação de valor aos dados, informação e conhecimento, visando dar consistência e confiabilidade à massa informacional selecionada, quanto maior valor agregado melhor os serviços e produtos elaborados;

f) Disseminação da informação - elaboração de produtos e serviços informacionais direcionados aos diferentes públicos da organização, visando atender as ansiedades informacionais anteriormente diagnosticadas. Nessa etapa a palavra-chave é a velocidade de resposta, ou seja, a capacidade das atividades de prospecção e monitoramento em atender as demandas informacionais da organização;

g) Avaliação do monitoramento - verificação junto aos diversos setores e pessoas da organização, da eficiência e da eficácia dos serviços e produtos oferecidos, advindos dessa atividade. A avaliação deve ser contínua e ser o parâmetro básico para as adequações e alterações na atividade de prospecção e monitoramento informacional.

O monitoramento informacional também pode ser realizado, através da simulação de cenários futuros. Nesse caso, alguns cenários possíveis, tanto favoráveis quanto desfavoráveis são criados e, a partir disso, se inicia a prospecção e monitoramento informacional. Esse método visa preparar a organização para realidades futuras hostis ou diferentes daquela que a organização imagina como percurso natural. Possibilita também, adequações de curto prazo, uma vez que essa prática, às vezes, demonstra possibilidades inexploradas pelo mercado, mas viáveis do ponto de vista de mercado atual.

Além desses métodos, existem algumas técnicas que ajudam a realização da prospecção e monitoramento informacional. No próximo mês, a coluna abordará algumas dessas técnicas.


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MARTA LIGIA POMIM VALENTIM

Professora Titular da Universidade Estadual Paulista (Unesp). Pós-Doutorado pela Universidad de Salamanca (USAL), Espanha. Livre Docente em Informação, Conhecimento e Inteligência Organizacional pela Unesp. Docente de graduação e pós-graduação da Unesp, campus de Marília. Bolsista Produtividade em Pesquisa do CNPq. Líder do Grupo de Pesquisa "Informação, Conhecimento e Inteligência Organizacional". Coordenadora do Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação (PPGCI) da Unesp, campus de Marília, gestão 2017-2021. Presidente da Associação Brasileira de Educação em Ciência da Informação (ABECIN), gestão 2016-2019.