MÉTODOS E TÉCNICAS DE PROSPECÇÃO E MONITORAMENTO INFORMACIONAL (2)
Resgatando novamente os conceitos anteriormente mencionados, entende-se por prospecção informacional o método ou técnica que visa a identificação de dados, informação e conhecimento relevantes para a organização. Monitoramento informacional, é o método ou técnica de observação e acompanhamento constante de dados, informação e conhecimento relevantes ao negócio da organização.
Existem algumas técnicas que ajudam a realização da prospecção e monitoramento informacional, mas é importante mencionar que existe diferença entre as técnicas aplicadas no ambiente interno das técnicas aplicadas no ambiente externo à organização.
Inicialmente, serão abordadas algumas técnicas aplicadas estritamente no ambiente interno da organização. As técnicas de prospecção e monitoramento podem ser aplicadas em níveis diferenciados do ambiente organizacional: a) monitoramento das atividades de produção; b) monitoramento das atividades de pesquisa e desenvolvimento; c) monitoramento das atividades de marketing e vendas; d) monitoramento das atividades de planejamento e estratégias de ação; e) monitoramento das competências internas.
Além dos níveis diferenciados para aplicar as técnicas de prospecção e monitoramento no ambiente interno da organização, vale lembrar que cada um dos níveis trabalha com duas categorias informacionais, conforme segue:
a) obrigatoriedade para as pessoas da organização cumprirem os procedimentos da norma;
b) preenchimento de formulários (on-line ou off-line) adequados à cada tipo de evento;
c) elaboração de relatórios que tenham um padrão organizacional;
d) socialização dos materiais adquiridos com recursos da organização como: livros, catálogos, relatórios, revistas, vídeos, disquetes, cd-rom's etc.;
e) socialização da rede de relacionamentos construída durante o evento como: cartões de visita, informações observadas informalmente, etc.;
f) socialização do conhecimento construído durante o evento, através de palestras e reuniões específicas para esse fim, bem como a sistematização do exposto.
2) Monitorando as informações estruturadas internas, isto é, aquelas que estão necessariamente consolidadas/sistematizadas em algum tipo de suporte (arquivos, bibliotecas, bases de dados, sistemas etc.). Essa etapa requer uma cultura e uma estrutura organizacional positiva em relação à sistematização de dados, informação e conhecimento e pressupõe que a organização possua uma estrutura de qualidade, quanto as tecnologias de informação, bem como quanto a organização, tratamento e análise dos dados, informação e conhecimento. Como exemplo, pode-se citar os chamados 'Serviços de Atendimento aos Clientes' (SAC's), as informações gravadas ou anotadas pelo setor devem ser monitoradas constantemente de forma a extrair informações relevantes ao negócio da organização. Quanto mais formalizada as atividades do setor, melhor será a resposta ao monitoramento informacional da organização, visando o processo de inteligência competitiva. Ex.:
a) formalização do setor na organização;
b) preenchimento de formulários (on-line ou off-line) adequados;
c) elaboração de indicadores diversificados (por produtos, por tipo de cliente, por região, por faixa etária, por renda, por sugestões etc.);
d) elaboração de relatórios técnicos (on-line ou off-line).
Para definir as técnicas de monitoramento, também deve-se observar critérios simples, porém importantes. A equipe responsável pelo monitoramento, precisa definir claramente detalhes como:
- freqüência com que se deve realizar o monitoramento;
- foco do que de fato deve ser monitorado;
- restrições/limites do que de fato deve ser monitorado;
- relevância do que de fato deve ser monitorado;
- abrangência do que de fato deve ser monitorado.
Num segundo momento, serão abordadas algumas técnicas aplicadas estritamente ao ambiente externo à organização. As técnicas de prospecção e monitoramento podem ser aplicadas com diferentes objetivos:
- monitoramento concorrencial: concorrentes atuais e potenciais; comportamento do mercado em relação ao consumo; produtos similares entrantes; consumidor; fornecedores; cadeia produtiva.
- monitoramento tecnológico: avanço da construção de conhecimento científico e tecnológico (patentes e normas técnicas); inovação tecnológica; materiais e processos inovadores; tecnologias e ferramentas de manufatura; tecnologias de informação.
- monitoramento político-econômico: políticas governamentais de países; legislação comercial; resoluções de comércio exterior; editais governamentais (programas e ações, fomento, capacitação); indicadores econômicos e conjunturais.
- monitoramento financeiro: acompanhamento das Bolsas mundiais (ações); investimentos; balanços; mercado financeiro em geral.- monitoramento ambiental: meio ambiente; imagem institucional; atuação institucional no contexto em que está inserida.
Além dos diferentes objetivos visando aplicar as técnicas de prospecção e monitoramento no ambiente externo à organização, vale lembrar que duas categorias informacionais farão parte do monitoramento, conforme segue:
1) Monitoramento de informações não-estruturadas, produzidas externamente à organização, porém não estão sistematizadas, nem filtradas a partir de qualquer tipo de intervenção, bem como estão sem tratamento de qualquer espécie. É necessário realizar anteriormente o mapeamento das necessidades da organização, visando o monitoramento, a seleção e filtragem de dados, informação e conhecimento existentes fora da organização. Como exemplo, pode-se citar o estabelecimento de uma rede de relacionamentos, de forma que possibilite a obtenção de informações relevantes ao processo de inteligência competitiva. Algumas técnicas podem ajudar a construir esse tipo de rede de relacionamentos:
a) estabelecer vínculos universidade-empresa;
b) realizar parcerias com laboratórios de institutos de pesquisa;
c) criar mecanismos de aproximação sistemática com os fornecedores, como por exemplo eventos, palestras, coquetéis de lançamento de produtos etc.;
d) acompanhar a mídia de modo geral, analisando eventos como: acontecimentos políticos e sociais relevantes ao negócio da organização;
e) participar ativamente de associações/sociedades do setor produtivo, no qual a organização está inserida.
2) Monitorando as informações estruturadas externas à organização, isto é, aquelas que estão necessariamente consolidadas/sistematizadas em algum tipo de suporte (Internet, bibliotecas, arquivos, bases de dados, sistemas de informação etc.). Pressupõe que a organização possui uma estrutura de qualidade, quanto as tecnologias de informação, bem como quanto a organização, tratamento e análise dos dados, informação e conhecimento. Como exemplo, pode-se citar os bancos de dados comerciais, como o The Dialog Corporation que disponibiliza atualmente, aproximadamente 800 milhões de registros informacionais das várias áreas do conhecimento, distribuídas em bases de dados financeiras, cadastrais, bibliográficas etc.
As informações estruturadas devem ser aproveitadas ao máximo pela equipe responsável pelo monitoramento informacional, pois já estão tratadas e são de fácil acesso. Desse modo, é fundamental a identificação das fontes de informação disponíveis e relacionadas ao negócio da organização. Algumas ações nesse sentido, são importantes:
- formalização de um setor com pessoas capacitadas para a realização desse tipo de monitoramento;
- elaboração de serviços e produtos específicos aos diferentes públicos da organização;
- socialização de dados, informação e conhecimento a todos os setores da organização.
Além dessas técnicas, existem algumas ferramentas que ajudam a realização da prospecção e monitoramento informacional. No próximo mês, a coluna abordará algumas dessas ferramentas
