La Archivística, en los últimos tiempos, peregrina por mudanzas importantes en su concepción como disciplina científica. Muchos investigadores coinciden en afirmar que está en un período de transición paradigmática, traspasando las fronteras del custodial hacia los horizontes pos-custodiales. Este nuevo paradigma emerge por el impacto directo de Revolución Electrónica en la Ciencia de la Información. Los métodos anteriores utilizados para organizar, conservar, recuperar y acceder a la información no responden, íntegramente, a las nuevas dinámicas de una sociedad de la información marcada por el documento electrónico.

La evolución de paradigma, en esta área del conocimiento, aportó nuevas discusiones e innovaciones a sus fundamentos teóricos y prácticos. Uno de los resultados directos de los debates científicos fue el consentimiento unánime de los profesionales para elaborar metodologías uniformes de trabajo que facilitaran la realización de los procesos y la gestión de los recursos archivísticos.

A finales del siglo XX, instituciones como el Consejo Internacional de Archivos (CIA) y prestigiosas asociaciones de archiveros del mundo entero comenzaron a desarrollar normas para simplificar los métodos de trabajo, ahorrar tiempo y garantizar mayores garantías en los resultados de los procesos de representación y recuperación de la información en los ambientes digitales.

El acontecimiento que marca el cambio definitivo en las prácticas de representación de los contenidos en los archivos, indudablemente, fue el proceso de normalización internacional desarrollado por el CIA. El consejo, fundamentado en las relaciones y convergencias que se establecen entre productor, funciones, documentos e instituciones de custodia, diseñó estructuras de datos internacionales para describir estas entidades archivísticas. Como resultado de estas interpretaciones y tomando como base las normas APPM, RAD y MAD publicadas en países anglosajones en la década de 1980, se desarrollaron las normas internacionales para la representación de la información: ISAD(G), ISAAR(CPF), ISDF e ISDIAH.

El CIA, con la publicación de este conjunto normativo, tenía como propósito establecer una estructura de datos uniforme de descripción y no una estructura de contenidos a nivel internacional. Por tanto, es responsabilidad de cada país elaborar sus propias normas de descripción para regular los contenidos de acuerdo a sus contextos archivísticos. Al respeto, en ISAD(G), se expone la siguiente idea: “Estas normas constituye una guía general para la elaboración de descripciones archivísticas” por lo que “deben utilizarse conjuntamente con las normas nacionales existentes o como base para el desarrollo de otras normas nacionales”. (ISAD(G), 2000, p. 12).

Esta declaración tuvo un impacto inmediato en el desarrollo de normas nacionales y regionales de datos, contenidos, presentación y codificación para representar y recuperar documentos, productores y para la elaboración de puntos de acceso. Gran Bretaña, EE.UU., Canadá, Portugal, Irlanda, Brasil, Uruguay y España (Castilla y León, Cataluña, Galicia y Aragón) son los países y regiones que han desarrollado, hasta la fecha, normas para regular el proceso de descripción.

En la figura siguiente se ejemplifican los estándares publicados para describir las entidades (documento, productor, funciones, instituciones de custodia, materias) de forma uniforme en sistemas de representación de información archivística. Estos proyectos normativos buscan alcanzar modelos que se ajusten a las tradiciones archivísticas y sistematicen los procedimientos e instrumentos de descripción existentes de cada país. Todo esto hace que, aunque partan de un texto común (normas internacionales) existan diferencias entre las distintas normas publicadas.

Figura 1. Normas de Representación y Recuperación de Información para Archivo.

APPM: Archives, Personal Papers and Manuscripts

ARANOR: Norma Aragonesa para la descripción de Autoridades de Archivos

DACS: Describing Archives: A Content Standard

EAD: Encoded Archival Description

EAC - CPF: Encoded Archival Context- Corporate Bodies, Persons and Families

EDARA: Estructura de Datos de Archivos Aragoneses

IGAD: Irish Guidelines for Archival Description 

ISAAR(CPF): International Standard Archival Authority Records for Corporate Bodies, Persons and Families

ISAD(G): International Standard Archival Description (General)

ISDF: International Standard for Describing Functions

ISDIAH: International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings

MAD2: Manual of Archival Description. 2a Edición

MAD3: : Manual of Archival Description. 3a Edición

MDM: Manual de Descripción Multinivel

NEDA-I: Norma Española de Descripción Archivística (Borrador)

NEPAN: Nombres de Instituciones, Personas, Familias, Lugares y Materias en el Sistema de Descripción Archivística de los Archivos Estatales

NOBRADE: Norma Brasileira de Descrição Arquivística

NODAC: Norma de Descripción Archivística de Cataluña

NOGADA: Norma Gallega de Descripción Archivística

NUDA: Norma Uruguaya de Descripción Archivística

ODA:    Orientações para a Descrição Arquivística

RAD: Rules of Archival Description

RAD2: Rules of Archival Description. 2a Edición.

RCPPCN: Rules for the Construction of Personal, Place and Corporate Names

La mayoría de estas normas presentan estructuras de datos y contenidos para representar documentos. DACS, ODA, MDM y ARANOR son las únicas normativas que permiten, también, la representación de los productores y proporcionan, por consiguiente, las pautas para la creación de los registros de autoridades. DACS (1ra ed.), RAD2, ODA y MDM proponen, además, reglas para la creación de puntos de acceso normalizados (nombres de personas, familias, instituciones, lugares y materias). Gran Bretaña y España cuentan con una normativa nacional independiente para la creación y de los puntos de acceso (RCPPCN y NEPAN). MAD3, RAD2 y el MDM, asimismo, desarrollan estructuras para la descripción de materiales en soportes especiales (fotografías, planos, documentos cartográficos, sonoros, filmes, objetos, documentos filatélicos y electrónicos, entre otros).

Por su parte, EAD, EAC y EDARA son las normas de codificación archivísticas, o lo que es lo mismo, son lenguajes de marcas que convierten las estructuras de datos a un idioma entendible en el entorno electrónico. El uso de estos metalenguajes en los sistemas automatizados de representación y recuperación facilita el intercambio y la comunicación de los instrumentos de descripción a nivel internacional y la cooperación archivística.

Los procesos normativos desarrollados por el CIA, Gran Bretaña, España, Portugal, EE.UU, Canadá, Brasil y Uruguay, ayudaron a cambiar los métodos y las formas de realizar el proceso de representación y recuperación de información en los archivos. En los nuevos tiempos, la descripción sigue estructuras homogéneas, contenidos regulados y formatos de presentación y codificación instituidos. Las normas facilitan el quehacer del archivista que ahora realiza el proceso de forma más eficiente y con pautas ya establecidas.

La publicación de este conjunto normativo proporcionó, asimismo, la creación de sistemas de descripción orientados a facilitar la búsqueda y el acceso de la información archivística, desde múltiples perspectivas (lugar y tiempo). La representación de información, en tiempos de paradigma pos-custodial, ha cambiado de forma significativa; este proceso, ahora, se orienta en representar e interrelacionar la información de las distintas entidades, es decir, no se limita sólo a documentos sino también a productores, funciones, custodia o materias.