A parte arquivística de um setor de livros raros e coleções especiais já foi tema nas colunas desse web site em dezembro de 2005 e em março de 2010, pelo menos. Nessas, externei preocupação sobre a manutenção da memória arquivística de instituições: comunicados internos, memorandos etc. na era digital.

Hoje, abordaremos a questão com mais profundidade, graças à entrevista com a Dra. Rosely Rondinelli, arquivista (e historiadora) da Fundação Casa de Rui Barbosa, mestra e doutora em Ciência da Informação, especialista no assunto.

VG: Como ter o controle e proteger a integridade dos documentos digitais hoje?

RR: Isso é fazer gestão arquivística. Está na agenda mundial o que fazer com cartas, relatórios, ofícios, antes guardados em pastas e agora em computadores pessoais. Atualmente, há muitos estudos que abordam a gestão arquivística desses documentos. O que é isso? É tratar esses documentos – que são arquivísticos (não bibliográficos ou museológicos) -, uma vez que são produzidos no decorrer das atividades de uma instituição, pública ou privada, ou de uma pessoa física, segundo procedimentos preconizados pela Arquivologia e que se aplicam a documentos digitais e não digitais. Tais procedimentos vão desde a elaboração do documento, a hora em que “nasce”, até o momento do descarte. Assim, você classifica, temporaliza e identifica os documentos que serão eliminados e os que serão preservados. Há várias iniciativas internacionais de gestão arquivística de documentos digitais. Aqui no Brasil, o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) conta, desde 2002, com a Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE), a qual elaborou um conjunto de requisitos para a gestão arquivística de documentos digitais. Trata-se da publicação “e- Arq Brasil”, a qual se encontra disponível na internet, por meio do sítio do Conarq, e em versão em papel.  O “e-Arq Brasil” se constitui em requisitos que a instituição e sistema informatizado têm que cumprir para que se possa produzir e manter documentos arquivísticos digitais confiáveis e autênticos. Ainda em relação à gestão arquivística de documentos digitais, há que registrar o caso dos chamados ambientes híbridos, isto é, ambientes nos quais os documentos em papel e em formato digital coexistem pacificamente. Por exemplo, um projeto de restauração de um museu pode conter correspondência em papel e a planta do prédio em “AutoCAD”. Nesse caso, a adoção de procedimentos de gestão arquivística manterá reunidos todos os documentos que constituem o projeto, independentemente do meio em que se encontram, isto é, digital ou impressos.   

VG: Em que casos a troca periódica de mídia se faz necessária?

RR: Mídias como pen drive, CD ou DVD, se constituem nas chamadas mídias de transporte e não se prestam à preservação de documentos digitais em longo prazo. Assim, nas instituições, os documentos em formato digital devem ser mantidos no servidor. Já para fins pessoais, recomenda-se o uso do HD externo. Tais cuidados se devem à rápida deterioração das mídias de transporte mencionadas anteriormente. No caso do CD e DVD, por exemplo, estudos realizados nos Estados Unidos comprovam que sua durabilidade é de apenas cinco anos.

VG: Como se dá a preservação dos documentos digitais na Arquivologia?

RR: Tal como a gestão, a preservação de documentos digitais também se encontra na agenda mundial.  O ponto nevrálgico dessa preservação é a questão da autenticidade, ou seja, garantir que os documentos produzidos em sistemas informatizados mantenham sua veracidade ao longo das necessárias e contínuas migrações. Sim, porque, ironicamente, para se preservar documentos digitais, há que mantê-los em constante mudança, devido à obsolescência tecnológica e à deterioração do suporte. Ocorre que, no ambiente digital, soluções tecnológicas, envolvendo medidas de segurança e recurso como assinatura digital, não são suficientes para a preservação dos documentos ali produzidos. Há que se adotar medidas que começam com a escolha do próprio sistema informatizado o qual terá que ser capaz de cumprir com os procedimentos de gestão e preservação previamente concebidos. É importante lembrar também que programas para repositórios digitais de documentos bibliográficos, como o “DSpace”, por exemplo, não se ajustam aos documentos arquivísticos digitais, uma vez que estes exigem uma descrição multinível e não apenas em dois níveis, como é o caso de documentos de biblioteca. Como bons exemplos de pesquisas e ferramentas de preservação de documentos arquivísticos digitais, destacamos o projeto InterPARES, da Universidade de British Columbia, no  Canadá, e o Roda, desenvolvido pelo Arquivo Nacional de Portugal. 

VG: Como podemos, para fins de armazenamento e tratamento técnico, considerar essa ou aquela versão de um trabalho a definitiva, já que, em alguns casos, existem apenas on-line?

RR: Controlando as diversas versões de um documento. A última é aquela que você considera pronta, a definitiva. A instituição pode ter uma política de manutenção de todas as versões do documento ou decidir que vai guardar apenas a definitiva. Outra é a situação dos arquivos pessoais. Há relatos de perda de “rastro” na elaboração de textos, em especial as primeiras versões dos romances. É justamente nas versões anteriores que o pesquisador pode descobrir o que foi escrito originalmente e o que foi alterado depois. Esse tipo de material, fundamental para a chamada crítica genética, na área de Letras, está se perdendo.

VG: Os e-mails impressos servem para fins de arquivo? A tinta é durável? Ainda há implicações legais para uso de e-mail?

RR: Não conheço nenhum estudo sobre a tinta da impressora como já houve no passado com tintas de caneta tinteiro*. Mas, em relação às mensagens de correio eletrônico, há questões relevantes, como o valor legal desses documentos. Isto porque, ao se imprimir um e-mail, nem todos os metadados estão presentes como, por exemplo, data e hora do recebimento da mensagem, número de bits etc. Outro aspecto diz respeito à responsabilidade pela mensagem, isto é, se uma pessoa envia mensagem do computador de outra, o responsável pelo teor dessa comunicação é o dono do endereço eletrônico e não a pessoa que a enviou. Enfim, a prática de se imprimir e-mail e integrá-lo a processos e dossiês impressos já se consagrou, mas é passível de questionamentos legais.  

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Na próxima coluna, daremos continuidade à entrevista com a Dra. Rosely Rondinelli, assim como mais informações sobre a questão da gestão de documentos digitais no Brasil, a relação do nosso país com outros nessa área e os pontos convergentes da Arquivologia com a Ciência da Informação.

Até a próxima! Boas Festas e um Feliz 2013, com saúde e boa sorte para tod@s!

*Observação para as gerações mais novas: caneta-tinteiro utiliza a pena (metálica, no século XVIII) molhada em tinta para a escrita. A que vem com reservatório de tinta data do século XX. Há vários modelos, mas destaquei o seguinte vídeo para demonstração aos interessados. Vejam a bela caligrafia.

http://www.sedentario.org/videos/demonstracao-de-como-escrever-com-uma-caneta-tinteiro-namiki-57446