As empresas provedoras tentam tomar cuidado com a disponibilização de testes de acesso pois não raro há distorções em seu uso pois podem ser utilizadas para um fim diferente da avaliação das mesmas com vistas à aquisição do serviço. Há casos de utilização dos testes de acesso para apresentação a Comissões de Especialistas do MEC, em oportunidades de visitas de avaliação de cursos nas IES, e após a visita... a IES não assina o serviço de acesso à base de dados e utiliza-se desse instrumento para apresentá-la às Comissões como se tivesse adquirido a assinatura do serviço.

Fora do contexto da utilização duvidosa desse serviço, o teste de acesso à bases de dados é um instrumento fundamental para o processo de seleção do serviço a ser assinado pela IES. O custo ainda alto para os padrões nacionais é um fator de suma importância para que o bibliotecário, administrando o processo, tome muito cuidado com essa fase essencial da aquisição, a seleção.

Bibliotecário: peça chave no processo

Apesar de não ser o único elemento que avaliará a base de dados disponibilizada para teste, o bibliotecário é uma peça fundamental no processo. Sua habilidade em tratar com sistemas de informação, busca boleana, conceitos como precisão, revocação e outros instrumentos afetos a área irá colaborar em muito com o processo de decisão entre um serviço e outro. Seu conhecimento da comunidade acadêmica, identificação de estágios de desenvolvimento dos diferentes cursos, programas de pós-graduação e pesquisa, além da natureza do trabalho de cada área serão, também, decisivos na avaliação do potencial de uso da base de dados na IES.

Corpo docente

O corpo docente, parte fundamental no processo de avaliação da base de dados, é a conexão do instrumento disponibilizado com o processo pedagógico em curso na instituição, não havendo a devida conexão não haverá a utilização efetiva da base de dados quando da vigência de sua assinatura. Não é fácil, recursos financeiros de vulto são disponibilizados para acesso e nem sempre o retorno é adequado. Para que as potencialidades se efetivem deve haver a soma de variáveis nem sempre disponíveis, mas temos que avançar. A maior dificuldade na fase de avaliação da base de dados pelo docente é, na maioria dos casos, a ausência de experiência anterior de uso, falta de cultura de acesso. Não podemos culpá-los, o fenômeno da crescimento das bases de dados vem dos anos 90 com a disponibilização dos conteúdos via Internet. Até então, as bases eram disponibilizadas através de CD-ROM com custos proibitivos e sérias questões de manutenção de atualizações. A Internet liberou os usuários tornando possível o acesso direto aos computadores do provedor de forma transparente e interativa, sem os problemas de recebimento de CD's, instalações, manutenção em torres de drives de leitura, juke-box, etc., uma parafernária que obstruía todo o processo e resultava em custos ainda maiores.

A origem dos serviços de bases de dados bibliográficas e informativas está na evolução da informática e do uso de programas de entrada, armazenamento, processamento e recuperação de informações em meios digitais e antes deles nos famosos e hoje "ancestrais" diretórios, índices e instrumentos similares impressos que reuniam os registros da produção intelectual nas suas respectivas áreas de abrangência. As primeiras iniciativas tiveram curso nos anos 60 e daí foram evoluindo com a indústria da informática.

ProBE

Como todo o fenômeno de acesso a bases de dados no meio acadêmico é relativamente recente e não homogêneo, não há uma cultura estabelecida de forma que seu uso apresente-se de forma "natural", espontânea no trabalho acadêmico. Algumas iniciativas foram de suma importância no desenvolvimento da cultura de acesso a bases de dados no Brasil. Não podemos deixar de citar o trabalho da FAPESP com o CRUESP em São Paulo, iniciativa que resultou na formação do ProBE - Programa de Bibioteca Eletrônica. Rosaly Favero K., Leila Mercadante e demais membros do grupo inicial do projeto trouxeram grandes avanços no uso e na forma do uso de bases de dados acadêmicas e científicas no Brasil. As comunidades acadêmicas da USP, UNESP e UNICAMP foram premiadas com a iniciativa depois estendida a outras instituições de pesquisa no Estado de São Paulo. O que se viu foi realmente uma verdadeira revolução no acesso a bases de dados e a periódicos científicos disponibilizados em texto integral. A iniciativa deu um grande impulso no desenvolvimento de uma cultura de uso das bases de dados.

A despeito do pioneirismo do ProBE / FAPESP / CRUESP uma grande parte do corpo docente das IES no Brasil tem muito pouco a relatar sobre o uso dessa ferramenta em suas atividades. Não raro encontramos docentes que nunca tiveram contato com esse instrumento, não raro há um clima de "não conheço mas não posso confessar minha ignorância no assunto". Daí a nossa situação, em 2003, de total iniciação no assunto. Temos que "alfabetizar" nossas comunidades, mas para tanto precisamos estar aptos a esse trabalho, temos que mergulhar nesse universo para "a posteriori" chamar nossa comunidade para esse mundo, servindo como guia por esses novos caminhos.

Novas e muitas opções para seleção

No período de cinco anos houve um aumento significativo de oferta de produtos eletrônicos voltados para área acadêmica. EBSCO, DIALOG, GALE, OVID, SILVER PLATTER, PROQUEST, ELSEVIER SCIENCE, ISI, entre outros tornaram-se mais presentes em nosso país e empresas de representação que já faziam seu trabalho desenvolveram, cada vez mais, estratégias agressivas de abordagem de seus clientes visando o crescimento do mercado e de sua posição. Não podemos, mais uma vez, esquecer que iniciativas como a do ProBE como modelos que serviram para indução e fomento da área.

A presença de empresas provedoras de bases de dados e publicações eletrônicas no Brasil, de forma mais marcante nos últimos cinco anos, está resultando numa maior oferta de produtos às IES e arrisco dizer, numa oferta jamais vista em nosso país o que, a princípio, é muito benéfico mas resulta num trabalho hercúleo de análise, avaliação, comparação entre os muitos produtos e as potencialidades de uso de cada comunidade acadêmica.

A compatibilidade entre o produto oferecido e a realidade da comunidade acadêmica e suas necessidades informacionais é o alvo, a meta, o objetivo de uma avaliação de bases de dados / publicações eletrônicas através de testes de acesso oferecidos pelas empresas provedoras. Os fornecedores costumam dizer que só vale a pena vender uma assinatura se ela "se perpetuar" na IES, ou seja, se a ssinatura for renovada, ano após ano, e para tanto deve existir a adequação do produto às necessidades da Instituição, condição "sinequanon" para que haja número de acessos significativos, uso efetivo, adequação ao projeto pedagógico e de pesquisa, tornando a relação custo-benefício válida.

Algumas táticas podem servir para o sucesso de um trial na IES. Vamos elencar algumas atitudes pró-ativas da Biblioteca para que o teste de uma base de dados seja mais produtivo. Vejamos:

1. Procure conhecer em relativa profundidade o produto que estará sendo testado. Características de seu conteúdo, áreas do conhecimento representadas no produto, títulos de periódicos presentes, abrangência retrospectiva das coleções, etc. Características de seu mecanismo de busca, interatividade com o usuário, velocidade de resposta, precisão, etc.;
2. Identificando as características do produto, tente identificar seus possíveis usuários na IES. Professores, pesquisadores, coordenadores de curso que poderiam avaliá-lo com mais propriedade, principalmente no item conteúdo. A avaliação de um especialista na área é fundamental no processo, principalmente por que o bibliotecário não poderá avaliar com profundidade este item. A avaliação dos estudantes não poderá ser ignorada pois pode trazer bons indicativos em itens como grau de interatividade entre outros.;
3. Identificando a comunidade alvo do produto projete e implante algumas iniciativas de comunicação para dar publicidade ao teste ampliando o seu alcance, fazendo com que a informação chegue aos interessados. Divulgar o teste é uma tarefa fundamental e está a cargo, na maioria das vezes, dos bibliotecários. Tente dar a maior publicidade ao fato, centrando suas forças na comunidade alvo. Usar recursos como cartazes elaborados na Biblioteca ou em áreas de apoio da IES, plotá-los em impressoras de engenharia/arquiteura ou em birôs terceirizados pode ser viável economicamente e de grande impacto visual / comunicativo. A utlização de alertas através de correio eletrônico pode ter um efeito rápido e de grande poder de disseminação a custo quase zero. Caso a IES tenha veículos de comunicação interna impresso de circulação semanal, quinzenal ou mensal abre a oportunidade para uma nota ou até mesmo um artigo noticiando o teste e oferecendo as informações essenciais para sua efetivação;
4. Como estamos no Brasil e o contato pessoal é fundamental para a sensibilização das pessoas, separe um pouco do seu tempo para conversar pessoalmente com algumas pessoas chave, os formadores de opinião nas áreas foco do teste. Coordenadores de curso, líderes de projetos de pesquisa, docentes mais interessados formam um grupo seleto que poderá multiplicar o resultado da iniciativa, tornando-a mais produtiva;
5. Não poderia deixar de citar a oportunidade de divulgação nas reuniões de professores. Apesar de haver uma tendência e ter pautas extensas, alguns minutos podem ser oferecidos para que o bibliotecário ofereça informações preciosas para todos os docentes com resultados consideráveis na efetivação do teste;
6. Peça comentários por escrito sobre a avaliação da base de dados a todos os envolvidos. Lembre-se que a negociação com a IES será iniciada por você e nada melhor do que estar bem documentado!
7. Não podemos desconsiderar a oportunidade de uma palestra / treinamento oferecido a comunidade pelos representantes da empresa provedora. Por mais que o bibliotecário conheça a base de dados, os detalhes poderão ser trabalhados em maior profundidade pelo técnicos que a vivenciam diáriamente;
8. Levante junto aos seus colegas bibliotecários a experiência de uso da base de dados em otras Instituições, as informações são de grande valia para um melhor direcionamento do teste e subsídio a decisões posteriores.

Tocamos em alguns aspectos iniciais do chamado trial. São muitos os detalhes mas, boa sorte! Que os resultados sejam sempre positivos, afinal trabalhamos para que isso aconteça.

Contatos com provedores de base de dados:

ProQuest
Elson Freire, Area Sales Manager - Mercosur.
Av. das Américas 700, bloco 3, sala 317, Barra da Tijuca, Rio de Janeiro, RJ. CEP 22640-100. Tels. 21 3803-7230, 7395.
elson.freire@latin.proquest.com

DotLib Informação Profissional
Marcos Criado, Gerente de Negócios.
Avenida Paulista, 575, conj. 1305, Cerqueira César, São Paulo, SP. CEP 01311-911. Tel. 11 3253-7553.
marcos.criado@dotlib.com.br
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Thomson / Gale
Milagros Valderrama, Sales Supervisor, Iberoamerica.
Rua Traipú, 114, 3º andar, Perdizes, São Paulo, SP. CEP 01235-000. Tel. 11 3665-9900.
milagros.valderrama@thomsonlearning.com.br

Thomson / Dialog
Ely Penna, Gerente.
Avenida Ibirapuera, 2.907, 8º andar, conjunto 820/821, São Paulo, SP. CEP 04029-200. Tel. 11 5091-6757.
ely-penna@dialog.com
www.dialog.com

Elsevier Science
Eduardo A A Domingues, Gerente RSO Latin America.
Rua Sete de Setembro, 111, 16º andar, Centro, Rio de Janeiro, RJ. CEP 20050-002. Tels. 21 2507-1991
e.domingues@elsevier.com
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EMC International do Brasil
Humberto Bastos, Gerente Comercial.
Avenida das Américas, 700, bl. 1, sl. 118 a 120, Cittá América, Rio de Janeiro, RJ. CEP 22640-100. Tels. 21 3803-7650 , 3803-7649.
emcbrasil@emcintl.com.br
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EBSCO Brasil Ltda.
Humberto Moll Jr., Gerente Geral.
Tel./fax 21 2224-0190
hmoll@ebsco.com.br