Apesar da popularização das tecnologias de informação e comunicação e as inúmeras opções de recursos existentes, a informatização da biblioteca não pode ocorrer de maneira intuitiva e assistemática. Informatizar bibliotecas é um processo cada vez mais complexo pelas características dos serviços e a variedade das informações a serem tratadas e dispostas para acesso e uso. Requer planejamento cuidadoso e sistêmico. Não é possível indicar uma receita perfeita para toda e qualquer organização em quaisquer circunstâncias; ou recomendar um “Doril” para todo bibliotecário envolvido em processo de informatização. As dores de cabeça e os estresses decorrentes serão distintos em intensidade.

Ao escrever sobre informatização de bibliotecas, releio as reflexões de Dennis Reynolds que em meados da década de 80 enfocava a problemática da automação de bibliotecas. Alguns de seus princípios preconizados a época continuam, ainda hoje, pertinentes.

Em seus comentários, destacava que o processo de informatização inicia-se a partir da percepção ou impressões de que há problemas e a informática pode ser uma alternativa de solução. Entretanto, não é seguro basearmos decisões gerenciais unicamente em percepções ou impressões. Certamente, o bom senso e a experiência recomendam a realização de diagnóstico sistematizado da situação enfrentada pela biblioteca. Complemente-se: mesmo que ela já esteja informatizada e a intenção for migrar para outro sistema de maior recurso; ou mesmo que o bibliotecário nela trabalhe há muito tempo, conhecendo de cor e salteado cada livro na estante e os cacoetes dos membros da sua equipe e de seus usuários, é importante o estudo da situação.

A análise da realidade é essencial por possibilitar formular, com segurança, idéias e ações a respeito de uma nova tecnologia buscada, ou atualização de um recurso existente. Também é importante que, com a análise, consiga-se distinguir os problemas que possam ser solucionados com a informatização daqueles que podem ser resolvidos com a reorganização do trabalho desempenhado pela equipe.

A análise permite justificar o investimento a ser empregado, em uma solução tecnológica, perante aqueles que têm a autoridade de liberar os recursos financeiros. Neste aspecto, o bibliotecário tem que ser hábil em apresentar as razões para informatização de maneira convincente, portanto, precisa ter argumentos. Argumentos construídos com estudo da situação, viabilidade do processo e identificação dos objetivos a serem alcançados. Tudo documentado, claramente.

O diagnóstico e/ou análise da situação existente envolve a avaliação das atividades realizadas, buscando respostas para algumas indagações do tipo:

• Quanto tempo a equipe despende nas suas atividades?
• Quanto recurso financeiro está sendo gasto (incluindo salários)?
• Qual o nível de controle sobre os processos realizados?
• Como as atividades se relacionam, uma as outras?
• Que influência tem cada atividade na qualidade do serviço prestado ao usuário?

As indagações devem ser levantadas quando se considera a opção de um sistema informatizado, definindo-se os requisitos para os mesmos. Recomenda-se considerar as áreas e as razões de mudança onde os processos manuais ou informatizados causem acúmulos de serviços.

Nos idos tempos do tratamento técnico baseado na geração de fichas impressas, produzidas artesanalmente em máquinas de datilografia, ocorriam acúmulos de materiais para guarda, intercalação de fichas nos catálogos públicos. Caso os acúmulos fossem permanentes, e não de natureza temporária ou eventual, era sinal de que o sistema empregado não era eficiente ou não dava conta da quantidade de serviços existentes.

Saliente-se, que as atividades de tratamento técnico foram as primeiras a serem informatizadas na biblioteca. Atualmente, muitas bibliotecas não produzem fichas impressas, substituídas por bases de dados bibliográficas. Porém, os acúmulos podem ocorrer do volume de registros a serem inseridos nas bases, sua consistência e  compartilhados em catálogos coletivos; integração de catálogos bibliográficos com repositórios de conteúdos digitais (biblioteca digital de teses). Os acúmulos podem decorrer, também, dos controles de qualidades aplicados aos processos realizados; compatibilidades de formatos digitais e protocolos de intercâmbio. A obsolescência de hardware e software em tratar grandes volumes de dados bibliográficos. Além de crônica falta de pessoal qualificado.  Independente da situação vivenciada pela biblioteca (tratamento técnico, referência, circulação e empréstimo etc.), é importante determinar as razões que geram acúmulos de trabalho para saber como solucioná-los.

A análise de procedimentos existe também e é útil para se formular idéias a respeito do que se deseja da informatização. Nesta etapa é importante envolver a equipe da biblioteca, incluindo consulta aos membros e representantes dos seus usuários. Portanto, não é um trabalho solitário onde só o bibliotecário chefe pensa e delibera, mas uma responsabilidade compartilhada.

No começo, o que se obtém com a consulta é um tipo de “listas de desejos”, pouco organizada e até contraditória. Mas são expectativas a serem tratadas com atenção, pois embora nenhum sistema tecnológico faça tudo o que todos desejam que faça, sempre há certo grau de “negociação de desejos” envolvidos no processo de informatização.

Para que o processo tenha maior objetividade, é recomendável categorizar as necessidades funcionais determinadas, e que se espera o sistema deva ter. Pode-se dividi-las entre:

a)     Características de pouca importância;

b)     Características essências;

c)      Características intermediárias entre a e b.

Assim organizadas, pode-se determinar que as características do tipo (a) devem ser descartadas. As do tipo (b) são obrigatórias e as do tipo (c) são desejáveis, mas não obrigatórias. Há então uma redução segura na determinação dos requisitos para um sistema procurado. Desta forma, não deve haver negociação quanto às características obrigatórias, com o fornecedor. Se o produto apresentado não as possua sequer deve ser considerado.

Porém, é recomendável que o bibliotecário não desconsidere um software que não apresente todas as características definidas como obrigatórias. Diferentes sistemas tendem a apresentar diferentes combinações de características. Diante de tal situação recomenda-se ponderar a importância de cada característica. Considerar todos de igual importância não condiz com a realidade. Uma forma de ponderação pode ser:

1)     Atribuir valor às características desejadas. Medida em relação a uma escala comum tal como 10 ou 100. O problema é ter certeza que uma característica de valor 80 é realmente quatro vezes mais desejável que uma característica de grau 20.

2)     Agrupar características por graus gerais de desejos. No detalhamento da avaliação das características, algumas podem emergir como mais desejáveis seguidas de um grupo de menor grau que a anterior e de um grupo final reunindo as características desejáveis menos importantes. Como cada grupo tem um valor atribuído, as características assumem um peso dentro do grupo ao qual faça parte.

Além da avaliação dos requisitos funcionais, o bibliotecário pode estabelecer requisitos de capacidade e desempenho do sistema (quantidade de dados manipulados, por exemplo).  Uma atenção do bibliotecário é expressar suas necessidades em termos biblioteconômicos ao invés de termos computacionais. O fornecedor ou produtor que conhece seu produto e o mercado de informatização de biblioteca tem que ser capaz de traduzir as necessidades bibliotecárias para os termos computacionais.

A próxima fase depende da situação da biblioteca quanto a sua opção. Apesar de pouco indicada, há aquelas que optam por desenvolver um sistema com recursos próprios, existentes dentro da organização em que está localizada. Por ter pessoal disponível para tal projeto ou condições de contratar profissionais especializados para realizarem o trabalho.

Outras bibliotecas (tendência mais comum) optam por comprar sistema pronto, procedendo à avaliação das opções existentes no mercado: software proprietário, livres de fonte aberto ou gratuito de uso local. Neste caso, dependendo da opção no mercado haverá negociação com o fornecedor (software proprietário) e contratação de prestadores de serviço (software livre). Entretanto, na opção de compra requer a preparação de um documento de especificações de sistema, relacionando as características definidas além de outros detalhes de implantação do sistema, assunto de nosso próximo texto.

Para uma leitura mais detalhada sobre informatização de biblioteca recomenda-se:

REYNOLDS, Dennis. Library automation: issues and applications. New York: R.R. Bowker, 1985.

Há uma versão em castelhano:

REYNOLDS, Dennis.  Automatización de bibliotecas: problemática y aplicaciones. Trad. Manuel Carron Gutiez y David Torra Ferrer.  Madrid: Piramide, 1989

Enfim, para minimizar o estresse decorrente do processo de informatização, o bibliotecário deve estabelecer um programa de condicionamento físico biblioteconômico:

a)     Efetuar mais vezes a caminhada de guarda de material nas estantes,

b)     Realizar flexões segurando enciclopédias ou dicionários, e

c)      Fazer alongamento nas estantes, inventariando obras existentes nas prateleiras mais altas e baixas.

Para baixar o colesterol, em 12 dias, uma receita natural é suco de mamão com água de coco (metade de mamão papaia, sem casca e sementes, batido com 200ml de água de coco natural). Tomar em jejum pela manhã. Fonte: Vaz Jr., João. Projeto Renovar. Caldas Novas, Goias: do Autor, SD.